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Das Konzept der Benutzer in Merlin Project

Wenn eine Merlin Project Datei durch mehrere Hände geht, ist es manchmal sinnvoll die Zugriffsrechte auf die Datei für einzelne Benutzer einzuschränken. Ein Benutzer mit eingeschränkten Rechten kann dann beispielsweise Finanzdaten oder Anhänge nicht sehen. Sogar komplette Dateien können wir einzelne Benutzer gesperrt werden. Hierzu bietet Merlin Project das Konzept der Benutzer, über das Zugriffsrechte für zahlreiche Optionen gesteuert werden können.

Benutzer definieren

Benutzer definieren in Merlin Project
Benutzer definieren in Merlin Project

Um Benutzer zu definieren, gehst du wie folgt vor:

  1. Öffnen der Ressourcen-Ansicht
  2. Optional: Einblenden der Spalte "Ist Benutzer" über den Button Neue Spalte
  3. Auswahl einer Ressourcen – im Beispiel Paul
  4. Setzen des Hakens im Inspektor bei "Ist Benutzer". Optional kannst du hier ein Kennwort für den Benutzer setzen.
  5. Im Ausklappmenü "Rechte" definierst du nun die Zugriffsrechte für den Benutzer.
  6. Wähle zwischen Kein Zugriff, Lesen, Lesen & Schreiben
  7. Für die Ressourcen definiere ich im Beispiel für den Benutzer Paul Kein Zugriff

Hinweis: Sobald du die erste Ressource als Benutzer definierst, hast du die Möglichkeit, den Gastzugriff zu deaktivieren. Achtung! Wenn du das machst, kannst auch du nur noch mit Kennwort auf die Datei zugreifen. 

Eingeschränkte Zugriffsrechte in Merlin Project 7
Ergebnis eingeschränkter Zugriffsrechte (Beispiel)

Wenn sich der Benutzer Paul aus meinem Beispiel nun in der Datei als Benutzer anmeldet, erhält er keinen Zugriff auf die Ressourcen. Im Beispiel-Screenshot siehst du das Ergebnis der eingeschränkten Zugriffsrechte für den Benutzer Paul.

 

So können z.B. interne Informationen vor anderen geheim gehalten werden. Interessant im Praxisalltag erscheint mir das vor allem für Finanzdaten, Anhänge und Ressourcen.

 

Welcher Benutzer angemeledet ist, steht oben hinter dem Dateinamen – im Screenshot ist "Paul" als Benutzer angemeldet.

 

Benutzer wechseln

Benutzer wechseln in Merlin Project
Benutzer wechseln in Merlin Project

Um den Benutzer zu wechseln, öffne das Menü Ablage -> Benutzer wechseln

– oder nutze das Tastenkürzel "Shift U".

 

Anmerkung zu Merlin Server

Falls du mit Merlin Server arbeitest und dort mehreren Benutzern Zugriff auf deine Merlin Dateien gewährst, hast du mit der erklärten Einschränkung von Zugriffsrechten und Sichtbarkeit eine gute Möglichkeit, Projektdateien zu schützen und so zu steuern, wer welche Informationen erhält.

Hinweis zur Merlin Project Version: Blog-Beitrag erstellt in Merlin Project 6